Wanneer de medewerker voor dienstreizen zijn eigen motorrijtuig gebruikt, dient de werkgever hiervoor toestemming te hebben gegeven. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden verbonden worden.
De werkgever kan voorwaarden verbinden aan het gebruik van een eigen motorrijtuig bij dienstreizen; al dan niet voortvloeiend uit het gemeentelijke mobiliteitsbeleid. De werkgever kan bijvoorbeeld als uitgangspunt kiezen dat, uit milieuoverwegingen, voor dienstreizen in principe het openbaar vervoer wordt gebruikt. Ook kan de werkgever bepalen dat voor dienstreizen gebruik gemaakt moet worden van een dienstauto.
Voor het gebruik van een eigen motorrijtuig voor dienstreizen ontvangt de medewerker een kilometervergoeding. De werkgever stelt de hoogte van deze vergoeding vast.